东莞律师起草合同管理以及货款回收管理制度

合同管理以及货款回收管理制度

为了严格合同管理，加快货款回收，特将有关事项规定如下：

第一部分  合同管理

一、收集客户的必要资料。

自建立业务关系时起，销售部门应收集客户的必要法律资料并建档保管，包括但不限于：

1、客户的工商登记资料。登陆当地工商局网站，查询客户公司的基本登记资料。或要求客户提供工商登记资料，法定代表人或重要股东身份资料。

2、客户的银行账号（尽量掌握齐全），房产信息，其他投资信息等。

3、客户的组织架构、名义股东以及实际股东情况，各部门（含公司负责人，部门负责人手机）联系方式，办公地址以及电子邮箱，固定资产状况等各类信息。

4、客户发展状况、在行业中的口碑、历史交易记录、在销售通路中上、下游的评价等。

5、客户企业的性质、注册资金、资金来源、固定资产、流动资金、企业欠债情况、还债能力、经销商应收账款等。

6、还应当重点调查客户负责人的情况：社会地位、家庭背景、个人背景、家庭成员、婚姻状况、个人爱好、不良嗜好等。

7、妥善保管与债务单位业务往来的函件，邮件，寄送单。交易往来中，双方的往来电子邮件、QQ记录、手机短信、微信等也应妥善保存。

8、如因与客户发生纠纷，应当注明做好录音、录像等证据收集工作。

9、建立信用评定、审核制度，对不同的经销商给予不同的信用额度和期限（一般为半年）。对经销商的信用管理要采取动态的管理办法，即每半年根据前期合作情况，对经销商的信用情况重新评定。

二、签订规范的合同文本。

与新客户发生业务合作，必须与对方签订详细、完备的长期合作合同(如买卖合同或加工合同或其他合同)，合同应当加盖双方公章。

与客户签订的长期合作合同、客户修改了的合同，以及客户要求签订其自己提供的合同等各类合同、订单、采购单等，均必须提交公司法律顾问赵小兔律师审查、修改，方能使用。

买卖（或加工）合同应重点注意约定以下内容：

1、货物名称、规格、质量、数量等见由买方发送经卖方确认的采购单（或订购单、加工单等）；

2、货物价款、结算方式；以及逾期付款违约金的计算方式，如逾期按货款的千分之一每日支付违约金。

3、交货期限、地点和方式；

4、包装方式、检验规范和方法；检验期限。明确约定应在几天内验收，有异议的应当书面提出，逾期视为没有异议。

5、争议解决方式（明确约定：因本合同发生的任何争议，均提交清远仲裁委员会在东莞仲裁。）。

6、属于整台机器设备（或其他）的，还可以约定所有权保留。

7、客户规模不大的月结客户，还应当要求其负责人以及大股东个人作为担保人在合同上签字。

三、送货单

1、送货单在交由对方仓管人员或质检人员签字，该员工第一次签字时应当要求加盖公章（如已在合同中约定该员工签收的，则不需要）。更换员工签订的，则仍要求在其第一次签字时加盖公章。

2、送货单备注栏信息，可由公司法律顾问赵小兔律师指导规范填写。

3、送货单应当注明合同、订单或采购单编号；应当注明货物单价、总价等。

4、务必保管好送货单原件。（如果对方对账时要求收回原件，则卖方在开始时就应多备几份，公司至少应留有一份原件。）

四、对账单

1、财务部门应与客户至少每月对账一次，公司应掌握有客户盖章或签名的对账单原件，对方以传真方式发送对账单后，还需要求对方邮寄原件（可快递到付）；如客户可以将对账单以电子邮件方式回复也可以。

2、对账单上除应对好本月的帐外，还应写明截止对账之日的总欠款项及其他必要记载事项。

3、对账单具体格式内容等，可交由公司法律顾问赵小兔律师审核以确定使用。

第二部分  货款回收

前言：1）客户是需要教育的，一定要给予客户一个正确的观念：我们对所有欠款都是非常严肃的，是不能够容忍被拖欠的；2）因为时间是欠款者的保护伞，时间越长，追收成功率越低；3）销售人员在同经销商维持良好的客情关系的同时，一定要加强原则性，销售人员必须处理好同情心（其实同情客户，可能是以伤害公司为前提）和职业道德之间的关系，不折不扣的执行公司制定的销售政策（应收账款管理）。

一、现金收款

由业务员或者快递公司现金收款的，应当在3天内交收取的货款如数交回公司，逾期追究职务侵占或挪用资金的法律责任。

二、现金收款转为月结的

前期信用良好，但金额不大的客户，要求货款月结的，应当谨慎对待，如确需给予支持，则应当要求其负责人或大股东以担保人身份在合同中签字。

三、月结客户货款回收

1、销售部负责销售回款计划的制订与应收账款的催收工作。应收账款的管理属于销售人员考核的项目，应收账款奖罚条例公司另行制定。

2、财务部负责应收账款的统计及相关账务处理工作，并督促销售部及时催收应收账款。

3、当月到期的应收货款，逾期超过原款期的三分之一以上（如款期60天，超过20天以上的）仍未收回的，应将此货款列为未收款。

4、财务部应于每月       号前将未收款明细表交至销售部。

5、销售部将未收款明细表及时通知相应的销售业务员。

6、销售业务员应将未收款未能按时收回的原因、对策及最终收回该批货款的时间于三日内以书面形式提交销售经理，销售经理根据实际情况审核是否继续向该客户供货。

7、销售经理负责每月督促各销售业务员回收未收款。

8、财务部于每月月底检查销售业务员承诺收回货款的执行情况。

四、催收款的管理

1、未收款在业务员确定收回日期后仍未收回的，应将此未收款转为催收款。

2、销售经理应在未收款转为催收款后的五日内将其未能及时回收的原因及对策，以书面形式提交总经理批示。

3、货款经列为催收款后，销售经理应于一个月督促相关销售业务员收回货款，并以公司名义发送正式的《催款联络函》。或视情况，委托公司法律顾问赵小兔律师发送《律师函》。

4、销售经理在催收过程中，对方如要求分期偿还的，应当立即要求对方签署经公司法律顾问赵小兔律师拟定或审核的规范的《还款计划书》，还款计划书应当约定逾期的违约责任，双方无其他争议，并约定仲裁条款，对于客户经营困难的，还应当要求其负责人或大股东以担保人名义签字。

5、货款列为催收款后的一个月后，对方没有回复或反应；或签订还款计划后仍未按期履行的，公司将暂停或减少对此客户供货。

五、准呆账的管理

当客户出现的以下一些信息，应定性为发生欠款的危险信号，财务部应将货款列为准呆账。

　　1、办公地点由高档向低档搬迁；

　　2、频繁转换管理层、业务人员，公司离职人员增加；

　　3、受到其他公司的法律诉讼，因其他债务受到法院查封的；

　　4、公司财务人员经常性的回避；

　　5、付款比过去延迟；经常超出最后期限；

　　6、多次破坏付款承诺；

　　7、经常找不到公司负责人；

　　8、公司负责人发生意外；

　　9、公司决策层存在较严重的内部矛盾，未来发展方向不明确。

　　10、公司有其他的不明确赢利的投资（投机）如：股票、期货等；

　　11、不正常的不回复电话；

　　12、开出大量的期票；

　　13、银行退票（理由：余款不足）；

　　14、应收账款过多，资金回笼困难；

　　15、转换银行过于频繁；

　　16、以低价抛售商品（低于供货商底价）

　　17、突然下过大的定单（远远超出所在区域的销售能力）；

18、发展过快（管理、经营不能同步发展）；

19、客户已宣告倒闭、破产，或虽未正式宣告破产但破产迹象明显。

20、其他货款的回收明显存在重大困难的情形。

当经销商出现以上危险信息时，公司应采取果断、迅速的应变措施，尽快将案件交由法律顾问赵小兔律师处理。

公司法律顾问赵小兔律师将视情况，运用预告、警告、律师电话催收、《律师函》、要求签署《还款计划书》、诉讼财产保全、提起诉讼或仲裁等方法进行追讨。

本合同管理以及货款回收管理制度自公布之日起，销售部门以及财务部门需严格执行。